校務支援システム運用は計画の確立・改善へのアクション・ルール策定が鍵！

現状分析から目標設定、担当者選定まで

運用計画の第一歩は、現状把握と、システム導入で達成したい目標を明確にすることです。

課題特定と具体的な目標設定

既存の校務プロセスにおける非効率な点を洗い出し、「〇〇業務の時間を〇〇％削減する」といった、具体的かつ測定可能な目標を設定します。この目標が運用計画の羅針盤となります。

運用体制の確立と役割分担の明確化

システム運用責任者、管理者、各部門担当者を選定し、それぞれの役割と責任を明確に分担します。導入ベンダーとの連携窓口も決定し、スムーズなコミュニケーション体制を構築します。

教職員の習熟と段階的導入計画

システムがどれだけ優れていても、教職員が使いこなせなければ効果は半減します。習熟度を高める計画と、導入のフェーズ設定が成功につながります。

体系的なトレーニングと運用マニュアルの整備

システム納品を３分割で実施し、その都度細かい機能までの操作説明と運用指導を行うことで、教職員がシステムを理解し活用できるよう支援します。別途、システム管理者様向けには運用マニュアルを作成します。

スケジュール設定とフェーズごとの導入推進

システムの全機能を一度に導入するか、特定の機能や部署から段階的に導入するか、自校の状況に合わせて適切な導入スケジュールを設定します。無理のない範囲で進めることで、教職員の混乱を避け、着実にシステム活用を推進できます。

システックITソリューション株式会社は、運用指導･確認作業･納品作業を3回に分けて行いながら、機能の漏れや仕様の食い違いなどを洗い出し、開発（実装）を進めて行くことにより、スムーズな本番稼働を図ります。

定期的な効果測定とフィードバック収集で現状を把握

運用改善の出発点は、システムの現状を正確に把握することです。感覚的な評価ではなく、具体的なデータにもとづいた効果測定と、教職員からの生の声を集めることが重要となります。

事前に設定した運用目標の達成度を定期的に確認し、例えば特定の業務の時間削減率などを数値で評価します。同時に、システムを利用している教職員へアンケートやヒアリングを定期的に実施し、システムの使い勝手、問題点、改善要望を積極的に吸い上げる仕組みを構築します。これにより、現場のリアルなニーズを把握し、具体的な改善点を見つけることができます。

課題の特定と分析、改善策の検討・実施

収集したデータやフィードバックから具体的な課題を特定し、その根本原因を分析することが、効果的な改善につながります。システム利用状況のデータ（特定の機能の利用頻度、エラー発生率など）を分析することで、想定外のボトルネックや非効率なプロセスを特定します。特定された課題に対し、機能改修、運用フローの見直し、追加研修の実施など、具体的な改善策を検討し、実行に移します。

成功事例の共有と横展開でシステム活用を促進

一部の教職員がシステムを効果的に活用していても、そのノウハウが校内全体に共有されていないケースも少なくありません。成功事例の共有は、他の教職員のシステム活用を促し、学校全体の運用レベルを引き上げるうえで非常に効果的です。効率化された業務プロセスや、校務支援システムの便利な使い方、知られざる機能活用法などを、定期的な会議や校内報、専用の掲示板などを通じて積極的に共有します。成功体験を共有することで、他の教職員もシステム活用へのモチベーション向上につながり、導入の恩恵が学校全体へと波及し、組織としての運用改善力が向上します。

システックITソリューション株式会社は、シンプルで使いやすい操作性を第一に考えて構築しております。また、本番稼働後において仕様の食い違いや、必要機能の漏れなどがあった場合、導入初年度なら無償で対応いたします。

利用ガイドライン作成とセキュリティポリシー徹底

システムを安全かつ効果的に利用するためには、教職員が迷わずに操作できるよう明確なガイドラインが必要であり、同時に情報セキュリティ確保のための厳格なルールも欠かせません。システム利用の基本操作、データ入力規則、情報共有の手順などをまとめた利用ガイドラインを作成します。

特に機密性の高い情報を扱うため、セキュリティポリシーの徹底は極めて重要です。教職員全員が遵守できるよう、パスワード管理の厳格化、アクセス権限の適切な設定、個人情報保護に関する具体的なルールを明確化します。定期的なパスワード変更義務化やセキュリティ研修も、情報保護意識の向上につながります。

トラブルシューティング体制とルールの周知・教育

万が一のシステムトラブルに備えた対応体制の構築と、策定したルールを教職員全員に浸透させるための周知・教育活動は、運用を安定させるうえで不可欠です。システム利用中に発生する可能性のある「よくある質問（FAQ）」を事前に整備し、教職員が自己解決できるよう情報を提供します。解決できない問題は、校内の一次対応者を明確にし、必要に応じて導入ベンダーへのエスカレーションフローを定めておくことで、迅速な解決が可能となります。

システムが常に最適な状態で機能するよう、定期的なシステム点検とバックアップ体制の確立も重要です。策定したルールは、マニュアル配布だけでなく、説明会開催や定期的な確認を通じて、教職員全員に継続的に周知・教育していくことがシステム運用の成功につながります。

システックITソリューション株式会社は、保守対応として、問い合わせ対応やトラブル発生時の復旧支援、プログラム瑕疵の修正や軽微なシステム変更などを行っております。