校務システムの種類をインフラ・機能の視点から解説！強みと利用目的の確認が大切

オンプレミス型：完全な情報管理と高いカスタマイズ性

オンプレミス型は校内にサーバーを設置して運用する方式で、生徒の個人情報や成績などを外部に預けず、学校が自ら情報を管理できます。情報漏洩リスクを抑え、責任の所在も明確になります。

私立高校特有の複雑な学事日程や評価制度に合わせたシステムを構築できる点も大きな利点です。既存の校務フローに沿って、業務に適した形でシステムをカスタマイズでき、業務側がシステムに合わせる必要がありません。初期投資は必要ですが、月額利用料が発生しないため、長期的にはコストが安定しやすいのも魅力です。

クラウド型：導入の手軽さと将来的な配慮

クラウド型は、インターネットを通じてベンダーのシステムを利用する形態です。サーバー構築が不要で短期間の導入が可能なほか、保守や管理もベンダーが担うため、校内のIT負担を軽減できます。また、インターネット環境があれば場所を問わず利用できる利便性もあります。

一方、パッケージ仕様が中心となるため、学校独自の要件に対応しにくく、運用に制約が生じる場合があります。さらに、重要なデータを外部に預けるため、セキュリティの信頼性やベンダーの運用体制を慎重に確認する必要があります。利用規模や機能追加に応じて月額費用が増加する可能性もあり、長期的な費用計画には注意が必要です。

システックITソリューション株式会社は、オンプレミス・クラウドの両方の校務システムをご提案可能です。それぞれに利点がありますが、システックITソリューション株式会社ではオンプレミス型を推奨しております。

総合型校務システム：学校全体を横断的に効率化

総合型は、教務（学籍・成績・出欠）だけでなく、保健、教職員や保護者との連携など校務全般を包括的にカバーします。最大の特長は、情報の一元化とデータ連携です。

例えば、出欠情報を成績管理や要録作成に自動反映できるなど、各業務が連動し、手間とミスを大幅に削減できます。部署間の情報共有もスムーズになり、重複作業や連携不足の解消に貢献します。校内全体の業務を見直し、統合的なデジタル化を進めたい学校に適しています。

特化型校務システム：ピンポイントで課題を解決

特化型は、成績管理、出欠管理、進路指導など、特定分野に絞った機能を提供するシステムです。業務上の明確な課題を深く掘り下げ、汎用的な仕組みでは対応しづらい複雑な運用にも対応できます。

既存システムの補完や、特定部門での業務改善に用いられることが多く、他システムとの連携も可能です。特定領域に専門性を求める場合に、有効な選択肢となります。

システックITソリューション株式会社の提供する「Major School System（MSS）」は、統合型です。学校独自の運用スタイルに合わせてカスタマイズすることを前提としており、現場の声をくみ取って必要な機能を追加したり変更したりできます。

システムの強みと利用目的が一致してこそ導入効果が最大化する

校務システムの真価は、学校の具体的な課題と強みが合致してこそ発揮されます。業務効率化（時間短縮や自動化）、情報管理の強化（一元管理やセキュリティ向上）、情報共有の円滑化（教職員間・保護者との連携）など、システムが提供するメリットが、「教職員の負担軽減」「生徒情報の安全な管理」「保護者との連絡強化」といった目的と一致しているかが重要です。

合致していれば、教職員がシステムを前向きに活用し、期待以上の効果が得られます。逆に目的が曖昧なままでは、効果を実感できず、活用も進みません。

目的と合わないシステムはかえって負担や不満を生む

強みと目的が合致しないまま導入した場合、期待外れに終わるリスクがあります。例えば、既存業務に合わない汎用的なシステムでは、教職員が手作業に戻らざるを得なくなり、効率化どころか混乱を招くことがあります。また、操作が複雑だったり、実務に即していなかったりすると、定着せず、システム自体が負担となってしまいます。

その結果、効果が得られないだけでなく、追加の人手やコストが必要となり、業務全体の負荷がむしろ増す可能性もあります。こうしたリスクを回避するには、導入前に「このシステムで何を解決するか」を明確にし、それに合った強みを持つ製品を選ぶことが不可欠です。

システックITソリューション株式会社では、まずは現行の運用と問題点・課題点などをヒアリングします。納品完了までに概ね3回現地を訪問し、運用指導・確認作業・納品作業を実施するため、機能の漏れや仕様の食い違いを徹底的に洗い出し、スムーズな本番稼働をサポートいたします。

また、システム稼働後、1年以内の仕様追加・変更は無償で対応可能です。