統合型の校務システムを導入して効率化！指導要録の作業をラクにする！

指導要録の定義

指導要録とは、学校教育法施行令第三十一条および学校教育法施行規則第二十四条、第二十八条に規定されている、学校に必ず備えておかなければならない書類です。

学籍に関する記録と指導に関する記録の2つを作成する必要があり、教育委員会ごとに様式が定められています。

指導要録の作成を効率化するポイント

指導要録の作成を効率化するポイントは、手書きを重視する人、Excelを活用する人、システムを活用する人によって様々ですが、共通するポイントは「転記」をいかに減らせるかです。

作成方法ごとに作業効率を向上させるポイントをご紹介します。

手書きを重視する人の作業効率化のポイント

手書きを重視する人にとって、一度作成した通知表から内容を転記する中で、書き損じをなくすことが作業効率化のポイントです。

手書きによる指導要録の作成は、各様式の細かい内容まで記載する必要があり、作業が完了するまでの時間を予測することが難しく、作業に対する心理的負担が大きくなる傾向があります。また、記載誤りがないように教務主任とのダブルチェックが発生し、作業担当者以外の教職員の負担増加がネックです。

Excelを活用する人の作業効率化のポイント

Excelを活用する人にとって、作成したVBAのメンテナンス負荷を軽減すること、使用できるシステムリソースを増やすことが、作業効率化のポイントです。

Excelを活用しVBAを組み立てることで、手書きよりも作業負荷は軽減されます。一方で、Excel操作に不慣れな方がVBAや関数を壊した場合のメンテナンスにかかる時間や、業務に使用できるパソコン台数の少なさが作業効率ダウンにつながります。技術面とシステム的なリソースの増加は大きな課題です。

システムを活用する人の作業効率化のポイント

システムを導入すると、必要な情報をまとめて管理し、必要な情報を検索して引き出すことが可能なため、導入するだけでも作業効率の向上が期待できます。

さらに、指導要録以外の書類作成機能も備えていれば、管理されている情報を共有して、多くの作成業務を効率化できるでしょう。

また、プログラムが堅牢であれば、Excel管理で起こりがちなメンテナンスの必要性も軽減されます。システム利用で唯一注意が必要な点は、セキュリティです。セキュリティに不備があるシステムでは個人情報流出のリスクが高まりますので、導入するシステムのセキュリティは必ず確認してください。

指導要録作成を効率化するならMajor School Systemがおすすめ

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