統合型の校務システムを導入して効率化!指導要録の作業をラクにする!
指導要録の作成は統合型校務システムを活用して効率化を目指そう!
教職員の負担が大きい指導要録の作成は、手書きやExcel作成から統合型校務システムでの作成に切り替えるのがおすすめです。一元管理した情報を活用できるため、作業の効率化が期待できます。
システム導入前に要チェック!指導要録の作業を効率化するためのポイントとは?
毎年度末に作成が必要な指導要録ですが、作成には時間を要するうえに、担当生徒数分の作成が必要ですので、校務の中でも負担の大きい作業の一つです。業務を効率化させて時間を短縮し、他の業務に割く時間を生み出すためにも、校務システムの導入には大きなメリットがあります。
こちらでは、統合型の校務システムを導入するにあたって、指導要録作成の効率化のポイントについてご紹介します。
指導要録の定義
指導要録とは、学校教育法施行令第三十一条および学校教育法施行規則第二十四条、第二十八条に規定されている、学校に必ず備えておかなければならない書類です。
学籍に関する記録と指導に関する記録の2つを作成する必要があり、教育委員会ごとに様式が定められています。
指導要録の作成を効率化するポイント
指導要録の作成を効率化するポイントは、手書きを重視する人、Excelを活用する人、システムを活用する人によって様々ですが、共通するポイントは「転記」をいかに減らせるかです。
作成方法ごとに作業効率を向上させるポイントをご紹介します。
手書きを重視する人の作業効率化のポイント
手書きを重視する人にとって、一度作成した通知表から内容を転記する中で、書き損じをなくすことが作業効率化のポイントです。
手書きによる指導要録の作成は、各様式の細かい内容まで記載する必要があり、作業が完了するまでの時間を予測することが難しく、作業に対する心理的負担が大きくなる傾向があります。また、記載誤りがないように教務主任とのダブルチェックが発生し、作業担当者以外の教職員の負担増加がネックです。
Excelを活用する人の作業効率化のポイント
Excelを活用する人にとって、作成したVBAのメンテナンス負荷を軽減すること、使用できるシステムリソースを増やすことが、作業効率化のポイントです。
Excelを活用しVBAを組み立てることで、手書きよりも作業負荷は軽減されます。一方で、Excel操作に不慣れな方がVBAや関数を壊した場合のメンテナンスにかかる時間や、業務に使用できるパソコン台数の少なさが作業効率ダウンにつながります。技術面とシステム的なリソースの増加は大きな課題です。
システムを活用する人の作業効率化のポイント
システムを導入すると、必要な情報をまとめて管理し、必要な情報を検索して引き出すことが可能なため、導入するだけでも作業効率の向上が期待できます。
さらに、指導要録以外の書類作成機能も備えていれば、管理されている情報を共有して、多くの作成業務を効率化できるでしょう。
また、プログラムが堅牢であれば、Excel管理で起こりがちなメンテナンスの必要性も軽減されます。システム利用で唯一注意が必要な点は、セキュリティです。セキュリティに不備があるシステムでは個人情報流出のリスクが高まりますので、導入するシステムのセキュリティは必ず確認してください。
指導要録作成を効率化するならMajor School Systemがおすすめ
統合型校務支援システム「Major School System」は、学籍・成績・出欠・進路・保健・入試・保護者連携機能付きグループウェアなど統合型校務支援システムとして、学校様の運用や仕様に合わせた戦略的なシステム構築の支援を行っております。
Excelとのダイナミックな連携機能を実装しており、汎用性が高く、先生方の成績処理や教育カリキュラムの作成、校長・教頭の調査物や報告書の作成などに対する2次利用も可能です。パソコンでの個別指導や生徒情報の把握ツールとしても役立つ個人カルテ機能もございますので、校務の効率化のためにぜひMajor School Systemの導入をご検討ください。
指導要録作成の負担を軽減するなら校務システムを導入しましょう
教職員の校務の一つに指導要録の作成があります。指導要録は、適切な指導を行うためや、指導を適切に行えていることを外部へ証明するためなど、重要な役割がある書類です。生徒の人数分作成が必要ですので、教職員にとって負担の大きい業務といえるでしょう。
手書きやExcelでの作成では、効率化に限界があります。最大限効率化し、教職員の負担を軽減するためには、校務システムの導入がおすすめです。
システックITソリューション株式会社では、統合型校務支援システム「Major School System」をご提供しております。様々な生徒情報を一元管理し、検索で必要な情報をピックアップできますので、指導要録作成時に必要な情報もすぐに確認できます。
システムの機能は、各私立高校の特色や目的に合わせてカスタマイズ対応が可能で、ニーズに合わせた製品をご提供いたします。シンプルな機能のため、パソコンに不慣れな方でも簡単に操作できます。指導要録作成の効率化を検討している方は、ぜひ一度お問い合わせください。
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統合型の校務システムを導入して効率化!お問い合わせはシステックITソリューション株式会社へ
- 会社名
- システックITソリューション株式会社
- 代表者
- 市 克吉
- 設立
- 2015年11月27日
- 資本金
- 5,000,000円
- 住所
- 〒708-0824 岡山県津山市沼6−8
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