校務支援システムの管理・運用ルールの改定を進める大事なポイントとは？

業務内容の見直しと運用ルール制定の必要性

校務支援システムを導入すると業務の進め方が変わりますので、業務の見直しや運用ルールを制定する必要があります。システムの導入は、これまでの業務のあり方を見直すチャンスです。現状の業務をそのままシステム化しただけでは、業務負担の軽減につながりません。

校務支援システムを導入して業務の効率化を図るためには、無駄を廃し、負担が軽減できる業務内容へ積極的に変えていく姿勢が大切です。またシステム化に伴い、職員全員が同じルールに則って業務を進められるよう、運用ルールを決める必要があります。

業務改善、運用ルール制定のポイント

校務支援システムの導入にあたって、業務改善や運用ルール制定のポイントをご紹介します。

業務の分類を行う

まずは「現在のルールのまま進めても問題がないもの」「システム化によって改善が必要なもの」「不要になるもの」の3つに業務を分類します。過去から引き継がれてきた帳票の管理・運用方法は手書きをベースにした場合が多く、コンピューターで処理しやすいように改善が必要です。

中には、必要性がないのに単なる習慣で続けられている業務も少なくありません。省略できる業務はシステム導入を機に見直すことが大切です。

カスタマイズの必要性を考える

一般的に、校務支援システムは様々な事例をベースにパッケージ化されているものが多く、あらかじめ標準的な機能が備わっている場合がほとんどです。オーダーメイドでシステムをゼロから作るより手間はかかりませんが、ニーズに合わない部分も出てきます。そのため、導入の際には学校のニーズに合わない部分は省き、本当に必要なものだけを残すといったカスタマイズを行うことをおすすめします。

システックITソリューション株式会社では、校務支援システム導入を検討中の学校関係者の89％が「導入したい」と回答した、フルカスタマイズ対応可能な私立高校・中高一貫校向け校務支援システム「Major School System」をご提供しております。

完成したシステムは概ね3回に分けて仮納品し、実際に先生方に運用をしてもらいながら操作性をチェックしていきます。カスタマイズを前提としているパッケージのため、カスタマイズが増えるごとに費用がかかってしまうということはございません。導入開始後1年間は無料で仕様追加・変更に対応いたしますので、運用後に問題や要望が発生した場合も安心です。現場の状況に応じて必要な機能を選択いただけますので、まずはお気軽にご相談ください。